9 Tipps für deinen digitalen Frühjahrsputz: Sicher und organisiert ins Jahr 2024

Vielleicht vernachlässigst du auch die digitale Sicherheit und Ordnung in deinem Business. Dabei wäre gerade der Jahresanfang, wenn es noch etwas ruhiger ist, der ideale Zeitpunkt, um das in Angriff zu nehmen.

Unsichere Passwörter, veraltete Software oder unübersichtliche Datenberge erhöhen das Risiko von Hackerangriffen und Datenverlusten.

Mit einem digitalen Frühjahrsputz lässt sich die digitale Sicherheit und Ordnung mit überschaubarem Aufwand verbessern. In diesem Beitrag stelle ich dir 9 konkrete Tipps vor, die du jetzt einfach umsetzen kannst, um dein Business fit für 2024 zu machen.

Tipp 1: Schwache Passwörter austauschen

Als Erstes solltest du unbedingt deine schwachen und unsicheren Passwörter überarbeiten. Wenn du überall dasselbe einfache Passwort verwendest, haben Hacker leichtes Spiel.

Besser ist es, wenn du für jedes Konto ein eigenes, komplexes Passwort verwendest. Das wird aber schnell unübersichtlich. Hier kommen Passwort-Manager ins Spiel! Diese praktischen Tools speichern alle deine Passwörter und generieren auf Knopfdruck neue, sichere Passwörter für dich.

Ich empfehle dir einen Passwort-Manager wie 1Password. Lege dort ein sicheres Masterpasswort an und lasse dir dann für alle deine Konten starke, zufällige Passwörter erzeugen. Diese musst du dir nicht merken – der Passwort-Manager füllt sie auf den jeweiligen Stellen automatisch aus.

Damit erhöhst du deine Passwort-Sicherheit und musst dir nur noch dein Masterpasswort für den Passwort-Manager merken. Zeit, die du sinnvoller für dein Business nutzen kannst!

Tipp 2: Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Neben sicheren Passwörtern sollte für wichtige Zugänge auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert werden. Dabei wird bei der Anmeldung nicht nur das Passwort abgefragt, sondern ein zweiter Faktor (z. B. ein Code aus einer Authenticator App).

Beginne dieses Jahr zumindest mit der Einrichtung von 2FA für deine E-Mail-Adresse, deine Social-Media-Accounts, deinen Cloud-Speicher mit wichtigen Daten und eventuell deines Buchhaltungstools.

Der Aufwand für die Einrichtung hält sich in Grenzen: Lade dir zum Beispiel die App 2FA Authenticator (2FAS) herunter. Über Scan-Codes verbindest du dann die Konten mit der Authenticator-App. Beim nächsten Login musst du dann zusätzlich zum Passwort den aktuellen sechsstelligen Code aus der App eingeben.

Auch wenn es anfangs etwas umständlich ist, bietet 2FA einen zusätzlichen Schutz vor unberechtigten Zugriffen durch Hacker. Die kleine Investition in die Einrichtung lohnt sich also für dich!

Tipp 3: Regelmäßige Backups einrichten

Zu Beginn des Jahres solltest du unbedingt ein vollständiges Backup aller deiner Daten erstellen. Damit legst du den Grundstein für deine Datensicherheit im kommenden Jahr.

Am besten hältst du dich dabei an die 3-2-1-Backup-Regel:

• Drei Kopien der zu sichernden Daten (inklusive des Originals).
• Backups auf zwei verschiedenen Medien (z.B. Laptop, externe Festplatte).
• Wobei eine Sicherungskopie außer Haus aufbewahrt wird.

Achte bei deinen Backups auf Verschlüsselung und sichere Passwörter. Bewahre die Backups an einem sicheren Ort auf. Sichere regelmäßig auf mehreren, voneinander unabhängigen Systemen.

Nur so bist du optimal vor Ransomware und kritischen Festplattenausfällen geschützt!

Tipp 4: Software und Abos ausmisten

Nutze den Jahresbeginn auch, um Software und Online-Abonnements zu überprüfen. Oft schleppen sich selten genutzte Abos und Anwendungen durch die Jahre und verursachen unnötige Kosten.

Erstelle eine Liste aller wiederkehrenden Software-Programme und Dienste. Prüfe konsequent, wann du sie zuletzt genutzt hast und ob du sie in Zukunft wirklich brauchst. Dazu gehören auch Browser-Erweiterungen und Handy-Apps. Überflüssiges solltest du sofort deinstallieren oder kündigen.

Neben den Einsparungen im Budget beugst du so auch Sicherheitsrisiken vor. Weniger Software bedeutet weniger potenzielle Angriffsfläche für Hacker. Außerdem schaffst du Ordnung und Übersicht über deine verwendeten Tools.

Also raus mit dem alten Ballast! Jedes unnötige Tool oder Abo ist rausgeworfenes Geld und birgt Gefahren. Verschaffe dir jetzt den Überblick über deine digitale Infrastruktur!

Tipp 5: Betriebssystem und Software aktuell halten

Ob Windows oder macOS, Apps, Browser, WordPress-Plugins – jedes Programm sollte immer auf dem neuesten Stand sein.

Updates schließen bekannte Sicherheitslücken und schützen so vor Hackerangriffen. Außerdem bringen Updates oft nützliche neue Funktionen mit sich.

Am besten richtest du deinen Laptop und dein Smartphone auf automatische Updates ein, sofern diese verfügbar sind. Ansonsten plane jeden Monat einen festen Zeitpunkt für manuelle Updates ein.

Halte dich bei der Suche nach verfügbaren Updates an die Empfehlungen der Hersteller. Diese wissen am besten, welche Versionen miteinander kompatibel sind.

Regelmäßige Updates sind daher unerlässlich, um neue Bedrohungen abzuwehren.

Tipp 6: Alte Geräte fachgerecht entsorgen

Ob veraltetes Smartphone oder defekter Laptop – oft schlummern noch funktionstüchtige Geräte in der Schublade.

Bevor du sie entsorgst, solltest du persönliche Daten und Accounts vollständig löschen. Danach gibt es bessere Möglichkeiten, als sie einfach wegzuwerfen!

Du kannst deine alten Geräte der Computertruhe spenden. Der gemeinnützige Verein bereitet die Geräte auf und gibt sie an Bedürftige weiter. So lässt du andere an der Digitalisierung teilhaben.

Informiere dich am besten auf der Website der Computertruhe, ob deine Geräte deren Mindestanforderungen erfüllen. Wenn nicht, sorge zumindest für eine fachgerechte Entsorgung und Wiederverwertung.

Damit tust du Gutes – indem du deine Geräte entweder sinnvoll spendest oder die Umwelt schonst. Beides sorgt für einen guten Start ins neue Jahr!

Tipp 7: Zugriffsrechte regelmäßig prüfen

Zum digitalen Frühjahrsputz gehört auch die Überprüfung der Zugriffsrechte auf deine Daten.

Frage dich selbst: Wer hat aktuell Zugriff auf meine Dokumente, Cloud- und Unternehmensdaten? Brauchen wirklich alle Mitarbeitende oder Dienstleistende alle Berechtigungen?

Oft sammeln sich im Laufe der Zeit viel mehr Berechtigungen an als nötig. Das vergrößert die Angriffsfläche für Hacker oder auch das Risiko möglicher Datenpannen.

Gehe deshalb deine Berechtigungen durch. Überlege dir für jede Datei, jeden Ordner und jede Anwendung: Wer braucht wirklich Zugriff darauf? Entziehe allen anderen Personen oder Gruppen die Rechte.

So gewinnst du Sicherheit und Kontrolle über deine Daten zurück. Ein guter Start ins neue Jahr!

Tipp 8: Desktop, Download-Ordner, To-Do-Listen und Projekte aufräumen

Auch der eigene Desktop und Download-Ordner sollte Teil des digitalen Frühjahrsputzes sein. Lösche alle Dateien, die du nicht mehr brauchst. Sortiere den Rest in einem sinnvollen Ordnersystem.

Dasselbe gilt für Projekte und To-do-Listen. Gehe alles, was noch offen ist, durch und überlege: Ist das noch relevant und realistisch? Will ich das überhaupt noch weiterverfolgen? Streiche offene Punkte oder Ideen, die nie umgesetzt werden.

Ordne die verbleibenden Aufgaben neu. Fasse Gleiches zusammen und gib dir ein festes Abschlussdatum. Du wirst sehen: Allein durch das Aufräumen bekommst du wieder einen klaren Blick für das Wesentliche.

Nutze den Jahresbeginn, um aufzuräumen und einen Neuanfang zu wagen. Befreie dich von Altlasten und lenke deinen Fokus wieder auf die wichtigen Dinge. So startest du mit viel mehr Motivation und Klarheit ins neue Jahr!

Tipp 9: E-Mail-Postfach aufräumen

Last but not least: Nutze den Jahresbeginn auch, um dein E-Mail-Postfach aufzuräumen! Sortiere zunächst alles Wichtige in Unterordner. Dann lösche konsequent alles Unnötige.

Ziel sollte es sein, sich dem „Zero Inbox“-Prinzip anzunähern: Jede neue E-Mail rasch zu beantworten, einem Projekt zuzuordnen oder zu filtern.

Das dauert eine Weile, aber es lohnt sich (hab’ ich gehört 🙃, stecke selbst noch mitten in der Umsetzung)! Mit einem strukturierten Posteingang behältst du jederzeit den Überblick über Deadlines, Anfragen und Aufgaben.

Außerdem findest du bestimmte Informationen über die Suche viel schneller wieder. Ein aufgeräumter Posteingang hilft dir zu einem entspannteren und produktiveren Arbeitsalltag.

Zusammengefasst

Mit diesen 9 Tipps bist du für deinen digitalen Frühjahrsputz bestens gerüstet.

Das hast du davon:

• Du erhöhst die Datensicherheit und schützt dich besser vor Hackerangriffen und Datenverlust.
• Du behältst den Überblick über deine Daten, Projekte und Zeit.
• Du sparst Kosten, indem du nicht mehr benötigte Abonnements und Software kündigst.
• Und du tust etwas Gutes, indem du alte Geräte spendest.

Ich wünsche dir nun viel Spaß bei der Umsetzung dieser Tipps und grandioses neues Jahr!