Das Terminbuchungstool Calendly in unter 30 Minuten einrichten, z.B. für deine Erstgespräche

Aktualisiert am 28. März 2022 von Nicole Werner | min Lesezeit

Wie sprichst du deine Termine mit Kunden und Interessenten ab? Machst du das noch per E-Mail? Oder per Telefon? Oder via Social Media Messenger? Hast du das auch erlebt, dass es in ganz knackigen Fällen 4 bis 5 Mal hin und her ging, bis ihr einen gemeinsamen, freien Termin gefunden habt?

Stell dir vor, du hast richtig viele Terminanfragen von Interessenten. Siehst du diesen riesigen Berg an Nachrichten, den du abarbeiten darfst? Ist nicht spaßig, kenn ich. Das sind diese Tätigkeiten, die mich innerlich explodieren lassen, weil sie eben auch automatisiert ablaufen könnten. Du musst nur das Tool dafür einrichten.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du das ratzfatz mit Calendly einrichten kannst.

So richtest du dir das online Terminbuchungstool ein

  1. Seite aufrufen und E-Mail-Adresse eingeben, mit der du ein Konto bei Calendly erstellen möchtest. Auf Registrieren klicken.

    Calendly: Online Terminbuchungstool
    Calendly: Online Terminbuchungstool
  2. Hast du ein Google Konto? Das hat den Vorteil, dass Calendly direkt mit deinem Google Kalender verbunden wird. Dann bestätige die zwei Häkchen und klicke auf den blauen Button Mit Google registrieren.

    Calendly: Hast du ein Google Konto?
    Calendly: Hast du ein Google Konto?
  3. Du wirst zur Google Authentifizierung weitergeleitet (wenn du dein Google Konto verbindest). Wenn du mehrere Google Konten hast, können auch mehrere angezeigt werden. Wähle dann das aus, welches du für deinen Google Kalender verwendest.

    Calendly: Google Konto
    Calendly: Google Konto
  4. Bestätige, dass Calendly Zugriff auf deinen Google Kalender erhält.

    Calendly: Zugriff auf Google Kalender
    Calendly: Zugriff auf Google Kalender
  5. Gib einen passenden Namen für die Calendly-Webadresse ein. Diese Adresse teilst du später mit deinen Kunden und Interessenten. Beliebt sind z.B. dein vollständiger Name (wie bei mir), dein Firmenname oder ein anderer Name, unter dem dich die Menschen kennen. Sobald du etwas Passendes eingetragen hast, bestätige mit Fortfahren.

    Calendly: Webadresse vervollständigen
    Calendly: Webadresse vervollständigen
  6. Im nächsten Schritt wirst du danach gefragt, welche Termine Calendly mit deinem Google Kalender abgleichen darf. Bei mir ist Nicole private Termine der Standardkalender. Daher wird dieser gleich angezeigt. Ich habe aber noch viele weitere Kalender in meinem Google Kalender, wie z.B. Geburtstage, Weiterbildung, Netzwerk-Treffen, Meine eigenen Kurse, Content Erstellung, Meetings, usw. Ich wähle im ersten Fall die Kalender aus, die auf Terminkollisionen von Calendly überprüft werden sollen. Im zweiten Fall wähle ich z.B. den Kalender Meetings aus. In diesem Meeting Kalender wird Calendly die neuen Termine automatisch eintragen. Wenn du alles korrekt ausgewählt hast, geht’s weiter mit Fortfahren.

    Calendly: Kalender auswählen
    Calendly: Kalender auswählen
  7. Nun wirst du nach deiner Verfügbarkeit für die Calendly Meetings gefragt. Hier kannst du die verfügbaren Stunden und Tage eintragen. Falls die Uhrzeit an den Tagen unterschiedlich ist, kannst du das später noch korrigieren.

    Calendly: Verfügbarkeit
    Calendly: Verfügbarkeit
  8. Im nächsten Schritt wirst du noch nach deiner Rolle in deiner Selbstständigkeit gefragt. Gib etwas an und beende den Einrichtungsprozess.
  9. Du hast die ersten Schritte geschafft 🥳. Jetzt siehst du schon, dass Calendly für dich unterschiedliche Events (/auch Ereignisse) eingerichtet hat. Z.B. kannst du die Dauer des Termins auf 15, 30 und 60 Minuten vorgeben. Auf der rechten Seite siehst du eine Hilfe von Calendly, die dir das Einrichten leichter machen soll. Klicke dich gerne durch oder schließe das Fenster für das Ereignis. Das Fenster Jetzt verfügbar kannst du ebenso schließen.

    Calendly Dashboard
    Calendly Dashboard

Diese Einstellungen solltest du kennen

Die Vorschau deines Terminbuchungstools

  1. In diesem Beispiel gehen wir auf ein 30-minütiges Erstgespräch ein. Klicke daher auf die 30 Minuten Besprechung, indem du auf Buchungsseite anzeigen klickst.
  2. Calendly: 30 Minuten Erstgespräch
    Calendly: 30 Minuten Erstgespräch
  3. Im nächsten Fenster wird dir angezeigt, wie das Terminbuchungstool aktuell für deinen Kunden und Interessenten aussieht. Buche gerne als Test einen Termin bei dir selbst, nimm aber eine zweite E-Mail-Adresse, mit der du deinen Calendly Account nicht erstellt hast. Die verfügbaren Zeiten nimmt Calendly aus a) deinem Kalender und b) aus den Zeiten, die du vorhin im Einrichtungsmodus eingestellt hast.
  4. Calendly: Erstgespräch Anzeige
    Calendly: Erstgespräch Anzeige

So teilst du den Link zu deinem Terminbuchungstool mit Kunden und Interessenten

  1. Wenn du auf deinem Dashboard auf Link kopieren innerhalb der 30-minütigen Besprechung klickst, hast du den Link, den du mit deinen Kunden und Interessenten teilen kannst. Über diesen Link kann dann bei dir gebucht werden. Beachte, dass das Ereignis auf ON steht und somit aktiv ist.

So kannst du die Terminbuchung anpassen

Das 30-minütige Gespräch kannst du ändern, indem du auf das Zahnrädchen rechts oben klickst und Bearbeiten bestätigst.

Calendly: Eintrag bearbeiten
Calendly: Eintrag bearbeiten

So gelangst du zu einer Übersicht der möglichen Optionen und kannst viele unterschiedliche Punkte anpassen. Bitte beachte, dass du in der Testphase zu sehr vielen Optionen Zugriff hast, wechselst du nach deiner Testphase in den kostenfreien Zugang oder in einen anderen Tarif, passen sich die Funktionen und Optionen entsprechend an. Schau gerne dazu auch den vorletzten Punkt in diesem gesamten Artikel dazu an.

  • Welches Ereignis ist das? Du könntest den Namen des Ereignisses von 30 Minuten Besprechung in 30-minütiges Erstgespräch ändern. Einen Ort (z.B. virtuell via ZOOM) und ein paar Sätze als Beschreibung und / oder Anweisung ergänzen. Den Ereignislink (der Link, den du später mit deinen Kunden / Interessenten teilst) anpassen.
  • Wann ist dieses Ereignis buchbar? Hier hast du nun zusätzliche Möglichkeiten unterschiedliche Zeiten zu unterschiedlichen Tagen anzugeben. Auch Pausen nach oder vor den Terminen kannst du eingeben.
  • Fragen für Eingeladene: Standardmäßig ist die Frage Bitte gib alles an, was bei der Vorbereitung auf unser Meeting hilfreich sein könnte bereits eingetragen. Du kannst hier weitere Fragen hinzufügen.
  • Workflows
  • Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen: Hier kannst du die E-Mails an deinen Kunden / Interessenten anpassen. Nicht nur textlich, auch ob sie eine Erinnerung vor dem Termin erhalten sollen. Deine Stornierungsbedingungen kannst du auch hier einfügen.
  • Bestätigungsseite: Du könntest deinen Buchungsvorgang entweder über Calendly abschließen oder den Kunden / Interessenten direkt auf eine Unterseite auf deiner Webseite weiterleiten.
  • Zahlungen einziehen
Calendly: Optionen
Calendly: Optionen

Wenn du ein Ereignis deaktivieren möchtest, schaltest du das Ereignis von ON nach OFF.

Calendly: Eintrag bearbeiten
Calendly: Eintrag bearbeiten

So passt du das Branding noch an

Klicke dazu auf Konto > Kontoeinstellungen rechts oben in der Navigation.

Du kannst folgendes anpassen

  • Dein Profil: Fülle deinen vollständigen Namen aus, lade ein Bild hoch, schreibe eine passende Willkommensnachricht.
  • Branding: Hier lädst du dein Logo hoch.
  • Mein Link: Deinen Calendly-Link kannst du hier anpassen.
Calendly: Branding anpassen
Calendly: Branding anpassen

Wie geht’s weiter nach der Testphase?

Wenn du dein Konto neu erstellt hast, bist du innerhalb der Testphase automatisch im Teams Tarif (brauchst du aber nicht). Die Testphase geht aktuell um die 14 Tage. Kann aber variieren und kommt darauf an, wann du die Testphase gestartet hast.

Wenn du nichts unternimmst, rutschst du nach der Testphase in den kostenlosen Account. 

Möchtest du doch ein bisschen mehr Komfort, gibt es zwei Tarife für Einzelpersonen (yep, es gibt auch Tarife speziell für Teams):

Calendly: Wie viel kostet das Terminbuchungstool
Calendly: Wie viel kostet das Terminbuchungstool

Wenn du zum Beispiel mehrere Ereignisse (15-minütige und 30-minütige) anbieten möchtest, brauchst du den Essential Tarif. Oder du magst ZOOM-Links automatisch erstellen lassen, das Branding anpassen (Achtung, die oben eingestellten Branding Funktionen, sind im kostenfreien Konto stark eingeschränkt). Magst du die E-Mails anpassen (Achtung, siehe Hinweis, wie bei Branding) und weitere coole Features nutzen, ist der Professional Tarif für dich der passende.

Woran du noch denken solltest

An die DSGVO. Ich habe dir die folgenden Artikel von eRecht24 und Frame for Business verlinkt. Auf das Thema wurde ich im Newsletter von Steffi Pingel aufmerksam. Danke dir!

Wie vereinbaren deine Kunden und Interessenten aktuell mit dir Termine? Nutzt du schon Calendly? Oder ein anderes Tool? Ich bin gespannt. 

Über die Autorin

Ich helfe Selbstständigen und kleinen Unternehmen zu verstehen, was sie bei der Bearbeitung der Daten (insbesondere ihrer Kundendaten) beachten sollten und wie sie ein Konzept für den Datenschutz in ihrem Unternehmen erstellen können.

Außerdem habe ich eine Superpower: Ich mache aus Mandarinen Elefanten.

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